不成文团体规定,你知道吗?

你的员工是否知道公司或团队的不成文规定?他们知道是否可以在Zoom视频会议期间关掉他们的视频吗?或者是在工作之余休息一下,在一天的中午出去散散步?在压力大的时候,这对每个人都是有帮助的,无论他们是在你的公司工作多年的资深员工还是上周才开始工作的新人,确切地了解公司不成文的规则是十分重要的。这个简单的练习对缓解员工的焦虑有很大的影响,并使团队中的每一个人感到安全和支持。

每个工作场所都有不成文的规定。如果你和20个同事进行视频通话,可以关掉摄像头吗?当你给老板发邮件的时候,你是否发了一堆表情符号。

在压力大的时候(比如现在),写下你的团队或公司中不成文的规定是一个很好的做法。它们可能在你们开始在家工作后发生了变化,或者它们从来没有对每个人都明确过。你可能知道中午出去走走可以让你的头脑清醒,但这对你的同事来说效果可能不太明显,尤其对于新员工。这些看似微小的不确定性(我能出去休息一下吗?)可以成为主要

的压力源。研讨这件事对于帮助团队中的每个人感到安全和支持是至关重要的,尤其是在当前的环境下。

在我们的书《No Hard Feelings》中,最受欢迎的建议之一就是写一个“It’s okay to***列表”。我们从作家贾尔斯·特恩布尔(Giles Turnbull)那里听说了这个想法,他想向英国政府数字服务(U.K. Government Digital Service)的新员工强调,寻求帮助、犯错误、休假都是没有问题的。他起草了一份清单,请同事们补充其他想法,然后设计了海报,挂在办公室各处。他最后的清单上写着这样的话:“It’s okay to……

  • Say you don’t understand诉说你不理解
  • Not know everything什么都不知道
  • Have quiet days过安稳的日子
  • Ask why, and why not询问为什么,为什么不
  • Ask the management to fix it让管理人员解决

这些表面上的许可已经存在于职场文化中,但并不是每个人都知道,也不是每个人都需要提醒。面向高管的私人团体World 50的董事马特-瑞特(Matt Reiter)和他的团队创建了一份清单。很明显,自从他的团队开始在家工作以来,情况发生了变化,但没有人承认这些变化,有些事情是可以做的,但这些了解来自我在这家公司的资历和时间。如果他自己可以请一天假休息,那你也可以。

即使是最简单的提醒也能改变人们的行为。谷歌的研究人员给新员工发了一封邮件,提醒他们公司里的优秀员工会经常问很多问题,所以不要犹豫,积极地征求反馈。仅仅把这些罗列出来,就能帮助新员工实践和发展这些技能,使他们的生产力提高2%,每年增加约4亿美元

鉴于我们中的许多人在今年早些时候突然转向远程工作,我们鼓励团队写出针对2019冠状病毒的It’s okay to lists。你可以写一些像It’s okay to:

  • Turn off your video if you need a break during longer calls, 在长时间的视频通话中你可以关闭摄像头稍作休息
  • Shift your hours earlier or later to take care of family commitments,为了照顾家庭,可以稍微提前或推迟工作
  • Have a child or pet pop into the video screen,在视频中孩子和宠物可以出镜
  • Block off no-meeting time on your calendar for focused work, 把日历上没有会议的日子划掉,专心工作

我们也听说美国有一些组织在11月3日之前创建了一个选举特定列表,其中包括诸如成立讨论支持小组你可以请一天假去投票,或者如果你感到忙不过来就寻求帮助确定工作的优先性

当你为你的团队或组织制定一个列表时,以下是一些需要考虑的方面

数字通信规范

接二连三的视频通话很耗时间。明确说明人们什么时候可以关掉摄像头,什么时候应该打开摄像头。例如,在进行大量讨论或合作的小组中,让每个人都能看到彼此可能很重要。但在许多工作场所,视频通话已成为默认方式,即使是在会议上,一个电话或无视频通话就足够了。或者你的团队同意,在电话会议的前10分钟,每个人都应该打开视频以建立联系,然后在会议剩下的时间里关闭视频。在疫情期间,商业活动组织PCMA创建了一个允许员工穿着舒适,并要求进行语音通话而不是视频通话的制度

我们还建议考虑一下是否可以让孩子突然出现在屏幕中,是否可以在收到快递时开门,是否可以在较长的会议期间起身伸伸懒腰或喝杯饮料。这些都可以缓解员工的焦虑,为他们创造公平的竞争环境

精神支持

现在是艰难时期。我们的状态可能不是最好。这个时候可以考虑放假一天,或者下午休息一下。马里兰州弗雷德里克县图书馆分馆馆长贝丝(Beth Heltebridle)告诉我们,她和分馆领导团队在图书馆因疫情封闭期间列了一份清单。贝丝告诉我们,我们要分享这份清单以在这段艰难的时期建立士气,现在我们已经把它发给了新员工,因为我们已经重新入职了。最困难的事情之一是,我们无法与其他团队成员的互动,这与之前的工作方式大不相同。在我们目前的情况下,可能会遗漏一些未提及的规则,所以我们希望能够向新成员说明这些规则,并提醒团队其他成员我们的文化和规则没有改变。图书馆的清单包括:下班后不查邮件没关系,可以和别人一起喝咖啡放松一下,做事要有耐心,集中精力。

心理安全感

新员工是最有可能缺乏归属感和心理安全感的员工。这就是为什么要对新员工强调可以多问问题,不要感觉你刚上班什么都明白。远程控制使得小问题更难得到答案。考虑到目前的经济形势,许多人甚至为自己有一份工作而感到幸运,或者害怕失去自己的工作,这可能会让人们感到特别犹豫,因为他们担心自己会给人留下贫穷、缓慢或令人讨厌的印象。但如果人们不问问题,他们要么做不好自己的工作,要么心思去担心别人对自己的看法。这些列表允许每个人提问。你甚至可以把细节写进去,比如可以问一些问题,即使你认为这些问题很愚蠢,或者问澄清一些你已经问过的问题。

工作方式

我们经常和工作模式迥异的人一起工作,比如极端外向的人、谨慎的决策者或是自信的辩论者。在一个组织中,通常又那些掌权或占多数的人规划工作风格。例如,如果大多数人是外向的,特别是领导者,一个组织可能会默认大型会议和协作会议。你可以用“It’s okay”方式使那些有着不同工作方式的人感觉更舒服,而不用强迫他们融入这个整体。

例如,你可以让内向者在视频通话中依靠聊天功能,而不是让他们不说话,或者在做重要决定时要求更多的时间。布丽莉·诺埃尔·哈奇森 (Briley Noel Hutchison) 是阿肯色州、俄克拉何马州和德克萨斯州钻石女童子军(Girl Scouts Diamonds)的项目经理,她告诉我们,她的项目团队让允许直戳了当的沟通,让人们有沉默的空间,并与人们保持联系,帮助项目保持正轨。

阅读英文原文:

Write Down Your Team’s Unwritten Rules (hbr.org)