居家办公的雇主须知

在新冠疫情爆发之后,许多雇主发现他们在管理员工的远程工作方面面临诸多挑战,大部分雇主之前很少遇到大多数甚至所有员工居家办公的情况。

新冠疫情已经导致加拿大各地的雇主首次面临这些问题和安排。我们希望通过本文帮助雇主发现安排远程工作时应该注意的关键问题和最佳实践,并通过实施远程办公政策,为解决问题和降低风险提供指导。

涉及雇佣标准法的事项

由于远程工作对于大部分员工都是第一次,因此雇主和员工都很容易模糊”工作时间”和”个人时间”的界限,当然通常是无意的。重要的是各方都应该记住,就业标准法规将继续适用于远程工作环境,这包括记录工作时间,确保员工的所有工作时间获得适当报酬。

最近一些判例强调了确保工人在实际工作时间超过规定时获得加班费的重要性。为了避免违反就业标准法规,并促进员工远程办公的效率,雇主应明确制定远程工作时间和出勤的指导方针:

  • 员工是否需要记录每天的工作时间?如果需要该如何记录?如果不需要,目前有哪些步骤确保满足出勤要求?
  • 公司是否会实施某些绩效考核措施(例如进度报告或电子邮件监控)?采取了哪些步骤确保员工和管理层都了解这些措施和方法?
  • 雇主对员工工作时间的期望是什么?正常工作时间内是否要求员工打电话或开会,并提供正常的休息和用餐时间。
  • 员工如何请病假?

对于有资格加班的员工,雇主还应该制定如何批准、核查和支付远程员工加班费的准则。

办公设备

员工远程工作面临的一个关键问题是,由谁负责购买和维护远程办公所需的设备:

  • 员工个人住所内的工作空间应该达到哪些要求?
  • 雇主或员工是否负责购买和维护必要的设备,以促进适当的远程工作安排(例如互联网、办公桌椅、显示器、办公软件或团队帐户等)?
  • 购买办公设备是否需要批准?
  • 报销的费用是否有限制?
  • 需要哪些背景或证明文件?
  • 如果要求员工使用个人设备(如计算机、电话和平板电脑)进行工作,需要采取哪些额外的措施来保护公司机密信息?

雇主可以考虑承担部分或所有费用以方便员工在家里办公,而员工也应该对这些费用负责。对于因疫情而选择远程办公的雇主,可能需要作出一些特殊安排,使雇员能够获得和接收所需的办公设备。

此外,雇主会希望为员工的远程工作场所做出规定,例如,限制员工在住所以外的场所(比如咖啡馆、图书馆或度假屋)工作,对背景噪音或其他干扰加以限制,或要求对家里的儿童做出安排以保证工作环境没有干扰。

健康与安全

不同省份的法规对于雇主对远程办公员工的健康和安全义务有不同的规定,虽然”工作场所”的定义非常广泛,而且雇主必须采取一切合理的预防措施保护工人,但对于远程办公的指导较为有限,而且往往不够明确。在一些省份,健康安全法规明确规定”私人住宅”中的工作不在其涵盖范围。

然而,即使法律对远程工作没有明确的规定,雇主也应考虑向员工提供一些指导。可以先从现有的健康和安全规定开始,考虑是否可以做出修改以适用于远程工作,再将这些修改传达给远程办公员工。减少风险和保护员工的首要工作是雇主能够证明已经考虑并实施所有合理的预防措施。

涉及工伤保险的事项

一些省份规定,员工居家办公时仍然适用工伤保险计划。因此,居家办公期间遭受工伤的员工仍然受到保护。在审核索赔申请时,工伤保险机构可以考虑工伤是否产生于员工工作过程中。雇主必须清楚认识到他们对于员工受伤和索赔的报告义务,即使在疫情期间也必须履行这些义务。

技术,隐私和知识产权

居家办公往往带来隐私和保密问题,雇主应明确提醒员工,任何关于公司信息技术,隐私或知识产权政策都继续适用于居家办公的环境。

雇主还应要求员工采取合理措施保护公司文档安全,包括信息技术要求。可以参考实施/更新有关以下规定:

  • 是否允许员工将公司文件或其他财产带回家;
  • 员工如何保护公司信息,包括存储在IT设备上的数据;
  • 是否允许员工在家中打印公司文件,或将公司文件保存到个人计算机或外部存储设备上;
  • 公司的 IT 设备和资源(如电子邮件系统、计算机软件和硬件)是否仍属于公司财产;
  • 是否可以使用个人设备(如手机笔记本电脑)和必须实施的安全措施(如密码、防病毒、防火墙);
  • 公司是否应该对用于工作的个人设备造成的损坏负责

雇主应要求员工报告任何安全漏洞或无意泄露机密信息,并建立适当的报告渠道。雇主最好审查相关政策,对用于公司业务的设备上共享和存储的信息保护其隐私。

制定居家办公政策

本文中列举的只是居家办公过程中可能出现的部分问题。措辞明确的政策可以避免居家办公时造成的许多常见的”陷阱”。 它确保雇主和员工都能明确意识到各自都有责任确保成功的远程工作关系。

远程办公政策应该包括以下要求:

  • 明确定义预期的工作绩效;
  • 明确界定预期的工作时间;
  • 如何处理未经许可的加班工作;
  • 考虑到各省法律对于健康和安全的规定;
  • 满足保密要求;
  • 客户/公司视频会议时的着装要求。

政策还应考虑如何和何时取消或修改远程办公安排,包括允许公司更改或取消安排的条款,这些安排应当被认为是对于员工的”福利”,而不是其就业的基本期限。这样可以降低政策更改引发建设性解雇索赔的风险。

本文当然无法做到详尽无遗,但明确了雇主在实施居家办公时应当考虑的一些关键问题。 通过积极主动地实施具有要求明确的远程办公政策,雇主可以最大限度地解决由于居家办公产生的问题和责任。

来源:April 20, 2020 Mathews, Dinsdale& Clark LLP